Tóm tắt: Chọn tổng đài theo hai con số: số máy nhánh (người dùng) và số cuộc gọi đồng thời. Tổng đài 20 máy nhánh hợp văn phòng nhỏ, cửa hàng; 50–100 máy nhánh cho doanh nghiệp vừa, khách sạn; tổng đài 200 máy nhánh cho tòa nhà, nhà máy, call center. Sau đó mới xét IVR, ghi âm, tích hợp CRM.
Nhiều doanh nghiệp chỉ báo “cần tổng đài 30 máy” rồi mua đúng 30 cổng, một năm sau tăng người là phải thay. Chọn đúng từ đầu cần nhìn thêm tốc độ tăng nhân sự và lượng cuộc gọi.
Bảng chọn tổng đài theo số máy nhánh
| Quy mô | Gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tổng đài 20 máy nhánh | Yeastar P520 (20 người dùng, 10 cuộc gọi đồng thời), Dinstar UC200, NEC SL2100 | Văn phòng nhỏ, cửa hàng, phòng khám |
| 50 máy nhánh | Yeastar P550 (50 người dùng, 25 cuộc gọi đồng thời) | Xem thêm tổng đài cho 50 nhân viên |
| 100 máy nhánh | Yeastar P560 (100 người dùng, 30 cuộc gọi đồng thời), Dinstar UC350, NEC SV9100 | Doanh nghiệp vừa, khách sạn |
| Tổng đài 200 máy nhánh | Yeastar P570 (300 người dùng, 60 cuộc gọi đồng thời), NEC SV9100 | Tòa nhà, nhà máy, nhiều phòng ban |
Hệ thống có nhiều máy lẻ analog (khách sạn, nhà xưởng) cần tính thêm số cổng FXS hoặc card máy nhánh; tổng đài IP thuần thì tính theo số tài khoản người dùng.
Tính số cuộc gọi đồng thời
Văn phòng thông thường, lúc cao điểm khoảng 15–30% số máy nhánh gọi cùng lúc; phòng kinh doanh, chăm sóc khách hàng có thể lên 50% hoặc hơn. Ví dụ 40 máy nhánh văn phòng cần khoảng 8–12 kênh gọi ra ngoài; nếu thiếu kênh, khách gọi vào sẽ gặp máy bận dù nhân viên đang rảnh.
Tính năng nên có theo quy mô
- Tổng đài IVR: lời chào và menu tự động, cần thiết từ khi có 2 bộ phận trở lên.
- Ghi âm cuộc gọi: xem tổng đài ghi âm cuộc gọi.
- Tổng đài tích hợp CRM, phần mềm bán hàng: hiện thông tin khách khi có cuộc gọi đến, lưu lịch sử gọi vào hồ sơ khách. Cần kiểm tra phần mềm đang dùng có hỗ trợ kết nối với hãng tổng đài đó.
- Tổng đài tích hợp Zalo: thường thực hiện qua phần mềm CRM hoặc tổng đài cloud có kết nối Zalo OA, không phải tính năng sẵn trên mọi tổng đài phần cứng; cần kiểm tra theo nhà cung cấp phần mềm.
- Tổng đài contact center: ngoài cuộc gọi còn gom email, chat, mạng xã hội về một màn hình cho nhân viên; phù hợp đội chăm sóc khách hàng lớn. Với nhu cầu chủ yếu là thoại, xem tổng đài call center cho doanh nghiệp.
Chọn tổng đài IP, analog hay cloud?
Tổng đài IP đặt tại văn phòng hợp đa số doanh nghiệp từ 20 máy nhánh trở lên; tổng đài analog chỉ còn hợp hệ thống nhỏ, giữ nguyên dây cũ; tổng đài cloud hợp nhiều chi nhánh nhỏ. So sánh chi tiết tại bài nâng cấp tổng đài doanh nghiệp: cloud hay tại chỗ.
Gửi số máy nhánh, số line và nhu cầu ghi âm, IVR — Trường Thịnh Telecom tư vấn đúng model và báo giá phù hợp. Hotline/Zalo 0888 319 798.
Câu hỏi thường gặp
Tổng đài 20 máy nhánh có mở rộng lên 50 được không?
Tùy model. Có loại mở rộng bằng license hoặc thêm card, có loại cố định tối đa 20 người dùng. Nếu dự kiến tăng nhân sự, nên chọn model có giới hạn cao hơn ngay từ đầu.
Tổng đài 200 máy nhánh có cần máy chủ riêng không?
Không bắt buộc. Các tổng đài IP phần cứng như Yeastar P570 hay NEC SV9100 chạy độc lập; chỉ cần tủ rack, nguồn dự phòng và hạ tầng mạng tốt.
Máy nhánh analog cũ có dùng với tổng đài IP được không?
Được, qua cổng FXS trên tổng đài hoặc bộ chuyển đổi ATA, nên không phải thay hết điện thoại.
