Tổng đài điện thoại cho khách sạn cần làm được ba việc: khách gọi lễ tân và gọi giữa các phòng, lễ tân gọi báo thức và chuyển cuộc gọi ngoài vào phòng, quản lý tính được cước gọi ra của từng phòng. Khách sạn đã có dây điện thoại sẵn thường hợp tổng đài analog hoặc tổng đài IP có cổng máy lẻ analog; khách sạn xây mới, có mạng LAN đến từng phòng thì nên tính tổng đài IP. Số phòng, hạ tầng dây và phần mềm quản lý đang dùng quyết định cấu hình cụ thể.
Khách sạn cần tổng đài có những tính năng gì?
Khác với văn phòng, tổng đài khách sạn phục vụ cả khách lưu trú lẫn nhân viên. Các tính năng nên có:
- Gọi nội bộ theo số phòng: số máy lẻ trùng số phòng để khách dễ nhớ.
- Phím gọi nhanh lễ tân, buồng phòng, nhà hàng.
- Báo thức (wake-up call): lễ tân đặt giờ, tổng đài tự gọi vào phòng.
- Khóa và mở gọi ra ngoài theo trạng thái phòng: phòng trống khóa gọi ra, khách nhận phòng thì mở.
- Tính cước theo phòng: ghi lại cuộc gọi ra của từng phòng để thu khi trả phòng.
- Lời chào tự động cho cuộc gọi đến khi lễ tân bận.
- Kết nối phần mềm quản lý khách sạn (PMS) nếu khách sạn đã dùng phần mềm.
Không phải tổng đài nào cũng có sẵn đủ các tính năng khách sạn. Một số dòng cần mua thêm bản quyền (license) để kích hoạt. Khi khảo sát, cần hỏi rõ tính năng nào có sẵn, tính năng nào phải mua thêm.
Tổng đài analog hay IP cho khách sạn 20–100 phòng?
Khác biệt chi tiết giữa hai loại có trong bài tổng đài analog và IP khác nhau thế nào. Với khách sạn, có thể tóm tắt như sau:
| Tiêu chí | Analog (hoặc IP có cổng máy lẻ analog) | Tổng đài IP |
|---|---|---|
| Hạ tầng dây | Dùng dây điện thoại sẵn có đến từng phòng | Cần mạng LAN đến từng phòng, hoặc dùng gateway chuyển đổi |
| Điện thoại phòng | Điện thoại bàn analog, giá vừa phải, dễ thay | Điện thoại IP, nhiều tính năng hơn |
| Đường gọi ra | Line bưu điện, có thể kết hợp SIP trunk nếu tổng đài hỗ trợ | SIP trunk qua cáp quang, line bưu điện qua cổng FXO |
| Hợp với | Khách sạn cải tạo, giữ hạ tầng cũ | Khách sạn xây mới, nhiều chi nhánh, muốn nhân viên nghe gọi qua ứng dụng |
Phương án hay gặp ở khách sạn cải tạo là dùng tổng đài IP có module hoặc gateway máy lẻ analog: phòng khách vẫn dùng điện thoại analog trên dây cũ, khu lễ tân và văn phòng dùng điện thoại IP.
Điện thoại phòng, lễ tân và kết nối phần mềm quản lý
Điện thoại phòng nên chọn loại đơn giản, bền, có hiển thị số và treo tường được. Ví dụ Panasonic KX-TSC11MX là điện thoại bàn có dây, có màn hình LCD hiển thị số gọi đến, khóa gọi đường dài bằng mã, treo tường được, dùng được với tổng đài analog. Các mẫu khác xem trong danh mục điện thoại bàn.
Về kết nối phần mềm quản lý, trên web hiện có các bản quyền khách sạn cho tổng đài NEC SL2100, ví dụ bản quyền Hotel PMS API cho NEC SL2100 để kết nối tổng đài với phần mềm quản lý khách sạn, tối đa 64 phòng. Trước khi chọn, cần kiểm tra phần mềm quản lý của khách sạn có hỗ trợ kết nối với dòng tổng đài đó không. Xem thêm license và thiết bị trong danh mục tổng đài NEC.
Với khách sạn nhỏ, tổng đài IP Yeastar S20 có ghi trên trang sản phẩm: 20 máy nhánh, 10 cuộc gọi đồng thời, hỗ trợ API tích hợp phần mềm quản lý khách sạn, mở rộng 4 cổng FXO/FXS.
Cấu hình gợi ý và chi phí theo số phòng
Số máy lẻ cần có bằng số phòng cộng thêm máy cho lễ tân, buồng phòng, bếp, kỹ thuật, quản lý. Số đường gọi ra phụ thuộc lượng cuộc gọi cùng lúc, khách sạn ít khách gọi ra thì không cần nhiều.
| Quy mô | Gợi ý hướng chọn |
|---|---|
| Dưới 15 phòng | Tổng đài nhỏ khoảng 20 máy lẻ, vài đường gọi ra; ưu tiên tận dụng dây có sẵn |
| 20–50 phòng | Tổng đài có khả năng mở rộng cổng máy lẻ analog hoặc kết hợp gateway; có tính năng báo thức, tính cước |
| 50–100 phòng | Tổng đài dung lượng lớn, có license khách sạn hoặc kết nối PMS; nên tính dự phòng nguồn điện |
Chi phí phụ thuộc số phòng, hạ tầng dây hiện có, loại điện thoại phòng và tính năng khách sạn cần kích hoạt. Trường Thịnh báo giá theo khảo sát thực tế, không đưa một con số chung vì mỗi khách sạn một khác. Giá thiết bị lẻ xem trên trang sản phẩm.
Cần tư vấn lắp đặt tổng đài cho khách sạn?
Trường Thịnh nhận lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho khách sạn, nhà nghỉ, căn hộ dịch vụ tại TP.HCM: khảo sát miễn phí, kiểm tra dây có sẵn, đề xuất cấu hình đúng số phòng, đấu nối và lập trình số máy lẻ theo số phòng. Công trình do Trường Thịnh lắp được bảo trì định kỳ miễn phí 2 năm. Thiết bị là hàng chính hãng, CO/CQ khi khách yêu cầu. Gọi/Zalo 0888 319 798. Nếu tổng đài cũ đang lỗi, xem dịch vụ sửa tổng đài cho khách sạn.
Tổng đài IP cho khách sạn 100 phòng cần những thiết bị gì?
- Tổng đài: loại hỗ trợ khoảng 110–130 máy nhánh (100 phòng cộng lễ tân, các bộ phận), có tính năng khách sạn: gọi phòng, báo thức, trạng thái phòng, tính cước.
- Máy nhánh phòng: giữ điện thoại analog qua cổng FXS hoặc card máy nhánh để tận dụng dây cũ; hoặc điện thoại IP nếu xây mới.
- Kết nối phần mềm quản lý khách sạn (PMS): license kết nối PMS để mở/khóa gọi ra theo trạng thái phòng; ví dụ NEC SV9100 có license InHotel, PMS.
- Đường gọi: SIP trunk và vài line analog dự phòng; khoảng 10–15 kênh gọi ra cho 100 phòng.
- Lễ tân: bàn lập trình hoặc điện thoại nhiều phím; bộ lưu điện cho tổng đài.
Xem thêm tổng đài NEC, chọn tổng đài theo số máy nhánh và bảo mật tổng đài IP.
Câu hỏi thường gặp
Khách sạn đã có dây điện thoại cũ có phải đi lại dây không?
Thường không. Nếu dây còn tốt, có thể dùng tổng đài analog hoặc tổng đài IP có cổng máy lẻ analog. Kỹ thuật sẽ đo kiểm dây khi khảo sát.
Tổng đài có tính được cước gọi của từng phòng không?
Phần lớn tổng đài có ghi lại lịch sử cuộc gọi theo máy lẻ. Tính cước tự động theo phòng và xuất hóa đơn thì tùy dòng tổng đài và phần mềm đi kèm.
Có kết nối được với phần mềm quản lý khách sạn đang dùng không?
Phụ thuộc phần mềm có hỗ trợ dòng tổng đài đó không. Cần gửi tên phần mềm khi khảo sát để kiểm tra trước.
Khách sạn có cần làm thêm wifi cùng lúc không?
Nên tính chung nếu đang cải tạo, vì có thể đi dây mạng một lần. Tham khảo bài wifi cho khách sạn.
Tìm hiểu thêm: Điện thoại ip grandstream.
