Hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm những gì? Cấu tạo và chức năng

Hệ thống tổng đài nội bộ là giải pháp không thể thiếu giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa liên lạc nội bộ hiệu quả. Bài viết này, Trường Thịnh sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết một hệ thống tổng đài nội bộ là gì, các thành phần chính cấu nên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và vận hành, đảm bảo mọi cuộc gọi và trao đổi thông tin diễn ra thông suốt.

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là gì?

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là một mạng lưới điện thoại riêng biệt trong doanh nghiệp, cho phép các nhân viên liên lạc nội bộ với nhau thông qua các đường dây nội bộ, đồng thời vẫn thực hiện và nhận cuộc gọi từ bên ngoài một cách dễ dàng. Tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động dựa trên VoIP (Giao thức thoại qua Internet), đường dây điện thoại analog hoặc các kết nối kỹ thuật số, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc triển khai và mở rộng hệ thống.

Hệ thống này tích hợp đầy đủ các tính năng điện thoại phục vụ công việc, bao gồm chuyển tiếp cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, đưa cuộc gọi vào hàng đợi, thiết lập kịch bản trả lời tự động và quản lý thư thoại.

Hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm những gì?

Một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ không quá phức tạp, nhưng mỗi thành phần đều giữ vai trò quan trọng để đảm bảo hoạt động trơn tru. Cụ thể:

• Tổng đài điện thoại: Là bộ xử lý trung tâm của toàn bộ hệ thống. Tổng đài chịu trách nhiệm chuyển mạch và phân phối tín hiệu cho tất cả các cuộc gọi đến và đi, giúp kết nối nội bộ và liên lạc bên ngoài hiệu quả.
• Đường trung kế: Là đường truyền tín hiệu từ nhà cung cấp dịch vụ mạng điện thoại công cộng. Đường trung kế đảm bảo kết nối giữa hệ thống tổng đài nội bộ và mạng điện thoại bên ngoài.
• Các thiết bị đầu cuối: Gồm điện thoại IP, điện thoại analog, điện thoại bàn, máy tính, máy in, máy Fax… Những thiết bị này là công cụ để nhân viên thực hiện và nhận cuộc gọi.
• Hộp cáp: Giúp kết nối các thiết bị đầu cuối thông qua dây tín hiệu, đồng thời hỗ trợ công tác bảo trì và bảo hành. Hộp cáp còn có chức năng chống sét, bảo vệ hệ thống khỏi các sự cố điện.
• Bộ nguồn dự phòng: Đảm bảo tổng đài và các thiết bị liên quan vẫn hoạt động bình thường khi xảy ra mất điện hoặc sự cố nguồn.
• Bàn giám sát DSS: Kết nối trực tiếp với tổng đài, giúp theo dõi trạng thái của các máy nhánh, máy lẻ và trung kế. Thiết bị này hiển thị các trạng thái như máy bận, gác máy, trung kế rảnh hay trung kế bận, giúp quản lý cuộc gọi hiệu quả hơn.

Bộ phận hiển thị cuộc gọi đến gồm có ba loại chính:

• Tổng đài tích hợp sẵn, hiển thị trực tiếp trên các điện thoại bàn có màn hình, ví dụ như Panasonic KX-NS300, KX-TDA100D hay tổng đài IKE.
• Bộ phận hiển thị độc lập, sử dụng với các tổng đài như Adsun.
• Card hiển thị số gọi đến, dùng cho các tổng đài không tích hợp sẵn mà cần nâng cấp riêng, ví dụ Panasonic KX-TES824.

Các loại hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hiện nay

Việc lựa chọn giải pháp tổng đài điện thoại phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả vấn đề liên lạc nội bộ. Hiện nay, có ba loại hệ thống tổng đài phổ biến:

1. Hệ thống tổng đài Analog

Hệ thống tổng đài Analog đã tồn tại nhiều thập kỷ và hoạt động dựa trên các đường dây điện thoại truyền thống (POTS) kết nối với mạng PSTN (Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng).

• Cách hoạt động: Các cuộc gọi nội bộ và bên ngoài, kể cả fax, được xử lý thông qua đường dây vật lý.
• Ưu điểm: Hệ thống khép kín, không phụ thuộc Internet, ổn định và ít bị gián đoạn.
• Hạn chế: Thiếu các tính năng hiện đại như thư thoại gửi email hay các dịch vụ đa phương tiện, chỉ sử dụng dây đồng truyền thống.

2. Hệ thống tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP là phiên bản hiện đại hơn của hệ thống Analog, vừa đáp ứng các chức năng cơ bản, vừa cung cấp nhiều tính năng nâng cao.

• Cách hoạt động: Giọng nói được chuyển đổi thành dữ liệu, truyền qua Internet và sau đó chuyển lại thành âm thanh cho người nhận.
• Lợi ích: Doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống liên lạc nội bộ linh hoạt, tiết kiệm chi phí đường dây vật lý và dễ dàng tích hợp các tính năng hiện đại như hội nghị trực tuyến, thư thoại đến email, và quản lý cuộc gọi từ xa.

3. Hệ thống tổng đài điện toán đám mây và tại chỗ

• Tổng đài đám mây (Cloud PBX): Hay còn gọi là tổng đài ảo, hoạt động hoàn toàn qua Internet và nhà cung cấp dịch vụ VoIP.
  • Cách sử dụng: Doanh nghiệp chỉ cần điện thoại IP và kết nối Internet. Tất cả cuộc gọi đều được định tuyến qua nhà cung cấp dịch vụ và có thể chuyển tiếp đến PSTN nếu cần.
  • Ưu điểm: Không cần trang bị phần cứng phức tạp, dễ triển khai và tiết kiệm chi phí quản lý tại chỗ.
• Tổng đài tại chỗ (On-Premise PBX): Khác với tổng đài đám mây, tổng đài tại chỗ sử dụng máy chủ riêng để quản lý toàn bộ cuộc gọi đi và đến.
  • Ưu điểm: Kiểm soát hoàn toàn hệ thống, hỗ trợ các thiết bị di động và cung cấp các tính năng hiện đại như thư thoại đến email.
  • Nhược điểm: Chi phí lắp đặt ban đầu cao và cần nhân sự kỹ thuật để vận hành và bảo trì. Tuy nhiên, về lâu dài, chi phí hoạt động sẽ giảm nhờ khả năng tối ưu hóa hệ thống.

Sơ đồ kết nối hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ

Trong hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, sơ đồ kết nối đóng vai trò rất quan trọng để đảm bảo quá trình vận hành ổn định và thông suốt. Cấu trúc sơ đồ kết nối được thiết kế như sau:

• Cổng Port trên tổng đài: Dùng để kết nối với các thiết bị nội bộ, còn gọi là máy nhánh (EXT). Đây là nơi giúp các nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng liên lạc với nhau.
• Cổng Port trung kế (CO): Kết nối tổng đài với đường dây điện thoại bên ngoài, cho phép thực hiện và nhận cuộc gọi từ khách hàng hoặc đối tác.
• Cổng COM: Được sử dụng để liên kết với máy tính, từ đó hỗ trợ quản lý và cấu hình toàn bộ hệ thống tổng đài một cách thuận tiện.
• Hệ thống dây kết nối: Tất cả thiết bị trong tổng đài được liên kết bằng dây điện thoại 2P hoặc 4P. Mỗi dây thường gồm 1 lõi dây nóng và 1 lõi dây mát để đảm bảo tín hiệu ổn định.

Ví dụ thực tế về hoạt động của tổng đài điện thoại nội bộ

Ví dụ 1: Trong doanh nghiệp

Một công ty có số hotline duy nhất là 028 1234 5678. Khi khách hàng gọi đến:

• Tổng đài tự động phát lời chào và yêu cầu chọn phím → Phím 1 (Kinh doanh), Phím 2 (Kỹ thuật), Phím 0 (Lễ tân).
• Khách hàng bấm phím 1 → Cuộc gọi được chuyển đến nhóm máy nhánh của phòng Kinh doanh (101, 102, 103).
• Nếu nhân viên 101 bận, hệ thống sẽ tự động chuyển sang 102 hoặc 103.
• Trong nội bộ, nhân viên chỉ cần bấm số máy nhánh (ví dụ: 110 gọi 120) để trao đổi miễn phí mà không cần số điện thoại di động.

Ví dụ 2: Trong khách sạn

Một khách sạn trang bị tổng đài nội bộ cho tất cả các phòng:

• Khách ở phòng 301 muốn gọi lễ tân → Chỉ cần bấm 0.
• Nếu khách cần gọi dịch vụ phòng → Bấm 3, tổng đài tự động kết nối đến bộ phận Housekeeping.
• Quản lý khách sạn có thể từ phòng làm việc gọi thẳng đến phòng 301 để nhắc lịch trả phòng mà không cần gọi qua di động.

Trường Thịnh – Giải pháp tổng đài điện thoại chuyên nghiệp cho doanh nghiệp 

Trường Thịnh tự hào là đơn vị cung cấp và triển khai hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hiện đại, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả liên lạc và chăm sóc khách hàng. Với đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, chúng tôi mang đến giải pháp tối ưu từ tổng đài Analog, VoIP đến tổng đài Cloud, đáp ứng linh hoạt nhu cầu của mọi quy mô doanh nghiệp.

Khi lựa chọn dịch vụ tại Trường Thịnh, doanh nghiệp sẽ được tư vấn, lắp đặt, bảo trì và hỗ trợ, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, an toàn và tiết kiệm chi phí. Đặc biệt, các tính năng thông minh như chuyển hướng cuộc gọi, lời chào tự động, ghi âm cuộc gọi, tích hợp CRM… sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng và khẳng định sự chuyên nghiệp trong từng cuộc gọi.

Chi tiết xin liên hệ:

• CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ TRƯỜNG THỊNH
• Địa chỉ : 14 Trịnh Lỗi, P. Phú Thọ Hoà, TP. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: (028) 38 101 698 – 0911 28 78 98
• Email : truongthinhtelecom@gmail.com
• Website: https://truongthinhtelecom.com/

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về tổng đài điện thoại nội bộ bao gồm những gì và lợi ích mà nó mang lại. Việc lựa chọn và triển khai một hệ thống phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn không chỉ duy trì sự kết nối trơn tru mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.