Tổng đài điện thoại KX-HTS824

Tổng đài Panasonic KX-HTS824 Hybrid IP-PBX dành cho hệ thống điện thoại vừa và nhỏ

Panasonic KX-HTS824 là tổng đài Hybrid IP-PBX kết hợp trung kế analog, máy nhánh analog và điện thoại SIP trong cùng một hệ thống. Thiết bị được Panasonic phát triển cho văn phòng, cửa hàng, khách sạn nhỏ, trường học, nhà xưởng và doanh nghiệp cần chuyển đổi dần từ điện thoại analog sang điện thoại IP mà không phải thay thế toàn bộ hạ tầng ngay từ đầu.

KX-HTS824 tích hợp sẵn các chức năng xử lý cuộc gọi, DISA, hộp thư thoại, kết nối SIP, bộ định tuyến và điểm truy cập Wi-Fi. Doanh nghiệp có thể triển khai một hệ thống điện thoại nội bộ hoàn chỉnh mà không cần bổ sung nhiều máy chủ hoặc thiết bị ngoại vi. Panasonic hiện đã công bố model này thuộc nhóm ngừng sản xuất, vì vậy khi lập dự án mới cần kiểm tra tồn kho, tình trạng thiết bị, phụ kiện mở rộng và khả năng hỗ trợ kỹ thuật trước khi chốt cấu hình.

Dung lượng trung kế và máy nhánh của KX-HTS824

Cấu hình trung kế tích hợp

Ở cấu hình cơ bản, tổng đài có 4 cổng trung kế analog. Phần SIP hỗ trợ tối đa 6 kênh SIP trunk khi hệ thống sử dụng codec G.711 hoặc 4 kênh khi cấu hình có codec G.729a. Tổng số trung kế hoạt động tối đa là 8 khi dùng G.711 và giảm còn 6 khi có G.729a trong cấu hình codec.

Điểm cần lưu ý khi lập cấu hình là không được cộng đơn giản 4 trung kế analog với 6 SIP trunk thành 10 cuộc gọi trung kế đồng thời. Dung lượng thực tế phải tuân theo giới hạn tổng của hệ thống và tỷ lệ kết hợp giữa cổng analog với kênh SIP. Nếu dự án cần sử dụng nhiều trung kế analog hơn, có thể trang bị card KX-HT82480 để bổ sung 4 cổng trung kế analog.

Dung lượng máy nhánh

KX-HTS824 hỗ trợ tổng cộng tối đa 24 máy nhánh. Thiết bị có sẵn 8 cổng máy nhánh analog và có thể mở rộng phần analog lên tối đa 24 cổng bằng card KX-HT82470, mỗi card bổ sung 8 cổng điện thoại analog. Hệ thống đồng thời hỗ trợ tối đa 24 máy nhánh SIP.

Giới hạn 24 máy nhánh là dung lượng chung của hệ thống. Khi kết hợp điện thoại analog và điện thoại SIP, tổng số máy nhánh được cấu hình không vượt quá 24. Cách triển khai này phù hợp với doanh nghiệp đang có điện thoại bàn analog nhưng muốn bổ sung điện thoại IP cho lễ tân, quản lý, phòng họp hoặc nhân viên làm việc từ xa.

Tích hợp DISA, lời chào và hộp thư thoại

Panasonic KX-HTS824 tích hợp 4 kênh dùng chung cho DISA, Auto Attendant và Voice Mail. DISA cho phép phát lời chào, hướng dẫn người gọi bấm số máy nhánh hoặc chuyển cuộc gọi tới bộ phận phù hợp mà không cần nhân viên trực tổng đài xử lý mọi cuộc gọi đến.

Cần lưu ý 4 kênh DISA và Voice Mail là tài nguyên dùng chung, không phải 4 kênh DISA cộng thêm 4 kênh hộp thư thoại. Khi nhiều khách hàng đồng thời nghe lời chào hoặc để lại tin nhắn, số phiên hoạt động phải nằm trong giới hạn chung này.

Hệ thống hộp thư thoại có tổng thời lượng ghi âm 120 phút. Dung lượng này bao gồm lời chào cá nhân, tin nhắn được ghi lại và các bản tin OGM. Tổng đài hỗ trợ tối đa 24 hộp thư, tương ứng với số máy nhánh tối đa. Mỗi máy nhánh có thể thiết lập số lượng tin nhắn và thời lượng ghi âm thông qua giao diện quản trị. Theo tài liệu tính năng của Panasonic, giá trị mặc định là 10 tin nhắn và 60 giây cho mỗi tin nhắn; lời chào cá nhân có độ dài tối đa 30 giây.

Tin nhắn mới có thể được gửi thông báo qua email. Chức năng này giúp nhân viên kiểm tra cuộc gọi nhỡ và nội dung khách hàng để lại ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Khi dung lượng ghi âm toàn hệ thống đạt 80%, hệ thống có thể ghi nhận cảnh báo và gửi email đến quản trị viên.

Kết hợp điện thoại SIP, analog và thiết bị hình ảnh

KX-HTS824 tương thích với dòng điện thoại SIP Panasonic KX-HDV. Việc sử dụng điện thoại SIP giúp doanh nghiệp tận dụng mạng LAN hiện có, giảm phụ thuộc vào dây điện thoại riêng và dễ bố trí máy nhánh tại các khu vực mới. Các phím chức năng, gọi nhanh, chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi và theo dõi trạng thái máy nhánh có thể được cấu hình tùy theo model điện thoại.

Với điện thoại video Panasonic KX-HDV430, hệ thống hỗ trợ liên lạc video nội bộ. Tài liệu Panasonic cũng mô tả khả năng kết nối với thiết bị KX-NTV150 và KX-NTV160 để xây dựng giải pháp chuông cửa hoặc giám sát hình ảnh đơn giản. Hình ảnh từ thiết bị KX-NTV có thể được hiển thị trên điện thoại KX-HDV430 khi có cuộc gọi hoặc sự kiện đã cấu hình.

Hệ thống có thể mở rộng tối đa 2 cổng chuông cửa analog và 2 bộ mở khóa cửa thông qua card KX-HT82460. Phương án này thích hợp cho văn phòng cần kết hợp tổng đài với cửa ra vào, quầy lễ tân hoặc khu vực tiếp khách. Card chuông cửa và thiết bị khóa điện là hạng mục tùy chọn, không được tích hợp sẵn trong cấu hình cơ bản.

Hỗ trợ máy nhánh từ xa và thiết bị di động

Điện thoại thông minh hoặc máy tính cài ứng dụng SIP có thể được đăng ký như một máy nhánh của KX-HTS824. Nhân viên có thể nhận hoặc thực hiện cuộc gọi bằng số nội bộ khi làm việc ngoài văn phòng, tùy thuộc cấu hình mạng, dịch vụ Internet và phần mềm SIP được sử dụng.

Tài liệu giới thiệu của Panasonic mô tả khả năng sử dụng máy nhánh từ xa qua mạng LTE, Wi-Fi hoặc 3G mà không yêu cầu xây dựng đường hầm VPN riêng trong kịch bản được hỗ trợ. Tuy nhiên, ứng dụng SIP của bên thứ ba, router Internet, NAT và nhà cung cấp SIP có thể có cách vận hành khác nhau. Kỹ thuật viên nên thử nghiệm khả năng đăng ký, âm thanh hai chiều, chuyển cuộc gọi và độ ổn định trước khi triển khai chính thức.

Router, Wi-Fi và quản trị hệ thống tích hợp

Một điểm khác biệt của KX-HTS824 là tích hợp bộ định tuyến và điểm truy cập Wi-Fi trong thân tổng đài. Với văn phòng nhỏ, chức năng này có thể hỗ trợ triển khai mạng cơ bản cho điện thoại IP, máy tính và thiết bị di động mà không cần bổ sung quá nhiều thiết bị ở giai đoạn đầu.

Việc quản trị được thực hiện qua giao diện Web Maintenance Console. Điện thoại SIP Panasonic tương thích có thể được tự động nhận diện, cấp số máy nhánh và nhận các thông số mạng cần thiết, giúp rút ngắn thời gian cài đặt. Tài liệu Panasonic cũng đề cập khả năng quản trị từ xa qua HTTPS nhằm tăng mức độ an toàn khi kỹ thuật viên cần kiểm tra hoặc thay đổi cấu hình.

KX-HTS824 có chức năng ghi dữ liệu cuộc gọi CDR ra tệp CSV. Dữ liệu bao gồm số gọi, số nhận, thời gian bắt đầu, thời gian trả lời, thời gian kết thúc, thời lượng và trạng thái cuộc gọi. Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu này để kiểm tra lịch sử liên lạc, đối soát cuộc gọi hoặc nhập vào công cụ báo cáo phù hợp.

Các chức năng xử lý cuộc gọi phục vụ doanh nghiệp

Ngoài gọi nội bộ và gọi ra ngoài, KX-HTS824 hỗ trợ nhiều chức năng như Caller ID, chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, gọi lại, Do Not Disturb, nhóm máy nhánh, định tuyến cuộc gọi theo thời gian, hạn chế gọi, mã tài khoản và danh bạ quay số nhanh. Cuộc gọi đến có thể được phân phối theo số gọi đến, bảng Caller ID, DIL hoặc DID/DDI tùy loại trung kế và cấu hình của nhà cung cấp dịch vụ.

Hệ thống hỗ trợ nhóm đổ chuông đồng thời hoặc nhóm hunting. Với nhóm hunting, cuộc gọi có thể lần lượt chuyển qua các thành viên theo thứ tự đã thiết lập nếu máy trước không trả lời. Đây là cách cấu hình phù hợp cho bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc kỹ thuật hỗ trợ.

Chức năng Meet-me Conference cho phép tạo tối đa 3 phòng hội nghị và mỗi phòng hỗ trợ tối đa 6 bên tham gia. Người dùng gọi vào số phòng và nhập mã truy cập để tham gia. Khả năng này phù hợp cho các cuộc họp thoại nội bộ hoặc trao đổi nhanh giữa nhiều bộ phận.

Card mở rộng và nguyên tắc lập cấu hình

Ba loại card thường được sử dụng khi mở rộng KX-HTS824 gồm KX-HT82480, KX-HT82470 và KX-HT82460. KX-HT82480 bổ sung 4 cổng trung kế analog; KX-HT82470 bổ sung 8 cổng máy nhánh analog; KX-HT82460 cung cấp giao diện cho 2 chuông cửa và 2 bộ mở khóa cửa.

Khi lập báo giá, kỹ thuật viên cần xác định riêng số đường điện thoại analog, số kênh SIP trunk, số máy nhánh analog, số máy nhánh SIP và số cuộc gọi đồng thời. Sau đó mới lựa chọn số lượng card cần thiết. Việc chỉ dựa vào tổng số điện thoại có thể dẫn đến thiếu kênh trung kế hoặc chọn dư card mở rộng.

Đối với hệ thống dùng G.729a, dung lượng trung kế đồng thời thấp hơn cấu hình chỉ dùng G.711. Codec cần được thống nhất với nhà cung cấp SIP trunk trước khi nghiệm thu. Ngoài tổng đài và card mở rộng, dự án còn phải kiểm tra điện thoại đầu cuối, hệ thống mạng, nguồn điện dự phòng và chất lượng đường truyền Internet.

Đối tượng phù hợp và lưu ý khi mua KX-HTS824

KX-HTS824 phù hợp với doanh nghiệp có tối đa 24 người dùng điện thoại, cần duy trì một phần máy analog và từng bước chuyển sang SIP. Thiết bị cũng phù hợp với chi nhánh nhỏ cần DISA, hộp thư thoại, máy nhánh di động, gọi video hoặc tích hợp chuông cửa mà không muốn vận hành một máy chủ tổng đài riêng.

Do Panasonic đã đưa KX-HTS824 vào danh sách ngừng sản xuất, người mua nên xác minh nguồn gốc, tình trạng mới hoặc đã qua sử dụng, phiên bản phần mềm, card đang lắp, phụ kiện nguồn và khả năng bảo hành. Với dự án mở rộng dài hạn, cần cân nhắc khả năng tìm card KX-HT82470, KX-HT82480, KX-HT82460 và điện thoại tương thích trong tương lai.

Nếu hệ thống hiện hữu đang sử dụng KX-HTS824, đây vẫn là nền tảng có thể khai thác tốt trong giới hạn 24 máy nhánh. Việc sao lưu cấu hình, đổi mật khẩu quản trị, cập nhật phần mềm phù hợp và ghi chép đầy đủ sơ đồ cổng sẽ giúp quá trình bảo trì, thay thế thiết bị và khôi phục khi có sự cố thuận lợi hơn.